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新型コロナウイルス感染症とハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド

2020/05/12

著者 :  金澤大祐

カテゴリ: topics

第1 はじめに

2020年4月7日、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染拡大を防止するため、新型インフルエンザ等対策特別措置法32条1項に基づき、緊急事態宣言が発出され、本稿執筆時点(2020年5月1日時点)では、5月6日までの緊急事態宣言が延長される見込みとなっています。

例年6月には、多くの上場会社が定時株主総会を開催していますが、株主が会場に集まり開催される株主総会(以下「リアル総会」といいます)は、密閉空間、密接場所および密接場面のいわゆる三密の要件を満たすこととなります。このまま新型コロナウイルス感染症の感染が終息しないと、例年6月に定時株主総会を開催している会社においては、株主のみらならず、取締役、従業員などが新型コロナウイルスに感染しないように配慮しなければならず、株主総会の開催すら危ぶまれることとなります。

もっとも、株主が株主総会の会場に来場せず、インターネット等を利用してバーチャル参加または出席する、いわゆるバーチャル株主総会を開催することができれば、一定程度は三密を避けることが可能となり、新型コロナウイルスへの対処をしつつ、株主総会を開催することが可能となります。バーチャル株主総会については、会社法に明文の規定はありませんが、経済産業省が「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」(注1)(以下「実施ガイド」といいます)を定めています(注2)。実施ガイドは、バーチャル株主総会に関する唯一のガイドラインであり、バーチャル株主総会を開催するに際に必ず参照すべきガイドラインといえます。

そこで、本稿では、リアル総会の開催も必要となるハイブリッド参加型バーチャル株主総会とハイブリッド出席型バーチャル株主総会についての指針を示す実施ガイドについての解説をし、開催する際の留意事項について言及することといたします。リアル総会を開催することなく、取締役や株主等がインターネット等の手段を用いて、株主総会に会社法上の「出席」をするバーチャルオンリー型株主総会については、現行法の解釈として許容することは困難であると解されている(実施ガイド2頁)ことから、本稿では解説の対象外とします(注3)。株主総会における新型コロナウイルス対策や株主総会の延期等については、大久保拓也「新型コロナウイルス対策と株主総会の開催」(4月20日掲載記事)をご参照下さい。なお、本稿は、2020年5月1日時点での情報に基づくため、その後の状況により、執るべき対応策が変わりうることを付言しておきます。

第2 ハイブリッド参加型バーチャル株主総会

1 ハイブリッド参加型バーチャル株主総会とは

(1)定義

「ハイブリッド参加型バーチャル株主総会」(以下「参加型総会」といいます)とは、リアル総会の開催に加え、リアル総会の開催場所に在所しない株主が、株主総会への法律上の「出席」を伴わずに、インターネット等の手段を用いて審議等を確認・傍聴することができる株主総会をいいます(実施ガイド2頁)。

(2)想定されていた利用方法と意義

参加型総会の想定されていた利用方法は、遠隔株主の株主総会参加および傍聴、複数の株主総会の傍聴です(実施ガイド7頁)。

参加型総会の意義としては、株主に対して経営者自らが情報発信するなど、株主が会社の経営を理解する有効な機会のみならず、会社にとっては会場の選択肢を広げる可能性が指摘されています(実施ガイド7頁)。

参加型総会については、グリー株式会社が2019年6月期の株主総会において、実際に導入し(注4)、その後、株式会社ブイキューブ、サイボウズ株式会社も導入しています。

(3)リアル総会との違い

参加型総会とリアル総会との違いは、参加型総会は、株主総会の会場にいなくても、参加できること、質問権、動議権および議決権の行使が不可能なことです。

2 議決権行使(実施ガイド9頁)

実施ガイドは、参加型総会において、インターネット等の手段を用いて参加する株主は当日の決議に参加できず、議決権を行使する株主は、書面や電磁的方法による事前の議決権行使、代理人による議決権行使が必要であり、その旨を事前に招集通知等で株主に周知すべきとしています。

また、会社によっては、インターネット等の手段を用いて審議を傍聴した株主が傍聴後に議決権を行使することを可能にすることも示しています。

3 参加方法(実施ガイド9頁)

実施ガイドは、動画配信を行うwebサイト等にアクセスするためのID、PWを招集通知等と同時に通知する方法、既存の株主専用サイト等を活用する方法等のいずれかを採用し、いずれの手段を用いる場合でも、招集通知の中に記載する方法や、招集通知に同封する方法等で、株主に対して事前に通知する必要があるとしています。

4 コメント等の受付と対応(実施ガイド9-10頁)

実施ガイドは、インターネット等の手段を用いて参加する株主には、会社法上、株主総会において株主に認められている質問権や動議権を認めていませんが、コメント等について、①リアル総会の開催中に紹介・回答、②株主総会終了後に紹介・回答、③後日HPで紹介・回答、④事前にコメント等を受付け、当日の会議における取締役等からの説明の中で、回答する方法を提案しています。

5 開催にあたっての留意事項

参加型総会については、株主総会のライブ配信をする必要がありますが、バーチャル参加する株主は、質問権、動議権および議決権を行使しないため、システムの対応も比較的容易といえます。また、株主総会のライブ配信を行っている会社は既にあり、株主総会のライブ配信サービスを提供する事業者も存在します。

したがって、参加型総会については、本年度より開催することも十分に可能ではないかと考えられます(注5)

第3 ハイブリッド出席型バーチャル株主総会

1 ハイブリッド出席型バーチャル株主総会とは

(1)定義

「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」(以下「出席型総会」といいます)とは、リアル総会の開催に加え、リアル総会の場所に在所しない株主が、インターネット等の手段を用いて、株主総会に会社法上の「出席」をすることができる株主総会のことをいいます(実施ガイド3頁)。

(2)想定されていた利用方法と意義

出席型総会の想定されていた利用方法は、遠方株主の株主総会出席、複数の株主総会出席です(実施ガイド7頁)。

出席型総会の意義としては、株主に対して経営者自らが情報発信するなど、株主が会社の経営を理解する有効な機会となることのみならず、会社にとっては会場の選択肢を広げる可能性があること、総会の議論が深まり、個人株主による議決権行使の活性化することが挙げられています(実施ガイド7頁)。

出席型総会については富士ソフト株式会社が2020年3月に実施しています。

(3)リアル総会との違い

出席型総会とリアル総会との違いは、出席型総会では、株主総会の会場にいなくても、出席となること、動議権は原則として行使できないことです。

2 基本的な考え方(実施ガイド12‐13頁)

実施ガイドは、会社法施行規則72条3項1号を根拠として、開催場所と株主との間で情報伝達の双方向性と即時性が確保されていることを条件に、出席型総会も可能であるとの解釈を前提に、出席型総会におけるバーチャル出席株主の議決権行使は、会社法312条1項の電磁的方法による議決権行使ではなく、招集通知に記載された場所で開催されている株主総会の場で議決権を行使したものとするとの解釈を示しています。

そして、実施ガイドは、出席型総会は、リアル総会に加えて、インターネット等の手段を用いての出席という選択肢を追加的に提供するものであることを強調しています。

3 前提となる環境整備(実施ガイド13‐14頁)

リアル総会においては、開催場所と株主との間で情報伝達の双方向性と即時性が確保されています。

これに対して、出席型総会においては、サイバー攻撃や大規模障害等による通信障害が発生し、開催場所と株主との間で情報伝達の双方向性と即時性が確保されなくなる事態が十分に想定され、それらが確保されないと、現行法の下では、出席型総会を許容できなくなります。

そこで、実施ガイドは、①会社が経済合理的な範囲において導入可能なサイバーセキュリティ対策をとること、②招集通知やログイン画面において、バーチャル出席を選択した場合に通信障害が起こりうることを告知すること、③株主が株主総会にアクセスするために必要となる環境(通信速度、OSやアプリケーション等)やアクセスするための手順について通知をすることを必要としています。

また、リアル総会においては、会社側の事情により、株主が審議または決議に参加できない場合など、瑕疵が客観的に存在すれば会社法831条1項の要件は満たされ、会社が瑕疵の防止のため注意を払っていたといった事情は、裁量棄却の判断において考慮されるにすぎないとするのが従来の法解釈です。

もっとも、出席型総会において、会社側の通信障害が発生し、バーチャル出席株主が審議または決議に参加できない事態が生じた場合、株主にはリアル出席をするという選択肢があったのであり、リアル総会に全く出席の機会がなかった場合とは異なっています。

そこで、実施ガイドは、④会社が通信障害のリスクを事前に株主に告知し、かつ、通信障害の防止のために合理的な対策をとっていれば、会社側の通信障害は、決議取消事由には当たらないとの解釈を提案しています。

4 株主総会の運営に際しての法的・実務的論点

(1)①本人確認

ア 株主(実施ガイド15‐16頁)

出席株主の本人確認につき、会社法において特段定めがないことから、電磁的方法による議決権行使(会社法298条1項4号)の場合には、株主毎に固有のIDとパスワード等を記載して送付し、株主がインターネット等の手段でログインする方法によって本人確認を行っています。

実施ガイドは、バーチャル出席株主の本人確認についても、電磁的方法による議決権行使を参考に、事前に株主に送付する議決権行使書面等に、株主毎に固有のIDとパスワード等を記載して送付し、株主がインターネット等の手段でログインする際に、当該IDとパスワード等を用いたログインをする方法によって本人確認を行うことを提案しています。

イ 代理人(実施ガイド16‐17頁)

リアル総会においては、代理人による議決権の代理行使(会社法310条1項)が認められています。

これに対して、バーチャル出席という態様の特性を考慮すると、代理人による出席を認める必要性が乏しく、本人確認等に付随する処理は実務上煩瑣であり、事務処理コストが大きいと考えられます。

そこで、実施ガイドは、 出席型総会においては、代理人の出席はリアル総会に限定し、予め招集通知等において株主にその旨を通知することを提案しています。

もっとも、実施ガイドは、会社が代理人のバーチャル出席を受け付けると判断した場合、例えば、法人株主の従業員による代理行使を認める場合には、委任者からメール添付等の何らかの方法で委任状を受領した上で、代理人による委任者の議決権行使を可能とすることを提案しています。

ウ なりすましの危険(実施ガイド17頁)

リアル総会の受付における議決権行使書面の確認は、株主の住所に送付された議決権行使書面の体裁が目視で確認されるため、なりすましの危険が比較的低いといえます。

これに対して、バーチャル出席の場合には、IDとパスワードのみで行うため、なりすましの危険が相対的に高いと考えられます。そして、出席型総会においては、なりすましをした者が審議における質問等を行うことによって、総会運営に与える影響が大きいことが予想されます。

そこで、実施ガイドは、なりすましの危険が相対的に高いと考える具体的事情がある場合には、比較的低コストで確実な本人確認手段が利用可能であれば、二段階認証やブロックチェーンの活用などの手段を用いることを提案しています。

(2)②株主総会の出席と事前の議決権行使の効力の関係(実施ガイド18‐19頁)

リアル総会の実務では、株主が事前に議決権行使をしていた場合には、リアル総会の受付時の出席株主数のカウントをもって、事前の議決権行使の効力が失われているものとされています。

これに対して、バーチャル出席株主が事前の議決権行使を行っていた場合、ログインをもって出席とカウントし、それと同時に事前の議決権行使の効力が失われたものと扱ってしまうと、無効票を増やすこととなり、株主意思を正確に反映しない可能性があります。また、株主総会の議事は、審議と決議とに分けることができ、書面投票または電子投票(会社法298条1項3号4号)は、総会当日の決議に参加しない株主に事前の議決権行使を認めた制度であると理解すれば、会社法298条1項にいう「出席しない」とは、「決議に出席しない」ことを意味すると解釈することも可能です。

そこで、実施ガイドは、株主が審議の時間中にログインをしたが、決議の時までにログアウトし、結果的に議決権を行使しなかった場合には、当該株主は、会社法298条1項にいう「株主総会に出席しない株主」として、事前の書面投票または電子投票を有効と取り扱うこと、そのような取扱いは、あらかじめ招集通知等で株主に通知すべきことを提案しています。

(3)③株主からの質問・動議の取扱い

ア 質問(実施ガイド21頁)

リアル総会の議長は、株主が発言するまで質問等の内容を把握することができないことから、議案に関係のない質問が出されることもあります。また、出席型総会では、バーチャル出席株主からの質問等は予め質問内容が記入されたテキストを受け付けることが想定され、議長がその質問内容を確認した上で当該質問を取り上げるか否かを判断することが技術的に可能になるため、恣意的な議事運営が行われる危険があります。

そこで、実施ガイドは、出席型総会においては、①質問回数や文字数、送信期限などの事務処理上の制約、質問を取り上げる際の考え方、個人情報が含まれる場合や個人的な攻撃等につながる不適切な内容は取り上げないといった指針について、あらかじめ運営ルールとして定め、招集通知やweb上で通知すること、②バーチャル出席株主は、あらかじめ用意されたフォームに質問内容を書き込んだ上で会社に送信し、会社側は運営ルールに従い確認し、議長の議事運営に質問を取り上げること、③適正性・透明性を担保するための措置として、後日、受け取ったものの回答できなかった質問の概要を公開することを提案しています。

イ 動議の提出(実施ガイド21‐22頁)

リアル総会では、株主の動議が提出された場合、提案株主に対し提案内容の趣旨確認や提案理由の説明を求めることが必要になる場合があります。

これに対して、出席型総会の議事進行中に、バーチャル出席者に対して提案内容の趣旨確認や提案理由の説明を求めることや、そのためのシステム体制を整えることは、会社の合理的な努力で対応可能な範囲を越えた困難が生じることが想定されます。

そこで、実施ガイドは、原則として動議についてはリアル出席株主からのもののみを受け付けることとし、株主に対して事前の招集通知等において、その旨の案内を記載して周知することを提案しています。

ウ 動議の採決(実施ガイド22‐23頁)

リアル株主総会で当日提出された動議については、その都度議場の株主の採決をとる必要が生じる場合があります。

もっとも、出席型総会において、招集通知に記載のない案件について、バーチャル出席者を含めた採決を可能とするシステムを整えることについては、会社の合理的な努力で対応可能な範囲を越えた困難が生じることが想定されます。

そこで、実施ガイドは、個別の処理が必要となる動議等の採決にあたっては、バーチャル出席者は、事前に書面または電磁的方法により議決権を行使して当日は出席しない株主の取扱いを参考に、実質的動議については棄権、手続的動議については欠席として取り扱うこととし、その旨を事前に招集通知等で周知することを提案しています。

エ 通信の強制途絶(実施ガイド23頁)

リアル総会では、議長の権限で、必要に応じて株主の退場を命じることができます(会社法315条2項)。

実施ガイドは、バーチャル出席株主による質問や動議の提出について、濫用的であると認められる場合、バーチャル出席者の通信を強制的に途絶することも、具体的要件をあらかじめ招集通知等で通知し、議長の権限によって行うことを可能とすることを提案しています。

(4)④議決権行使の在り方(実施ガイド24頁)

現行会社法においても、事前の議決権行使の方法として、電磁的方法による議決権行使制度があります。

もっとも、出席型総会におけるバーチャル株主の議決権は、株主総会に出席したものとして取り扱うため、電磁的方法による議決権行使とは異なります。そこで、実施ガイドは、バーチャル出席した株主の議決権行使は、当日の議決権行使として取り扱い、会社はそのためのシステムを整えることを提案しています。

また、株主総会終了後に提出が求められている臨時報告書に記載すべき議決権の数については、前日までの事前行使分や当日出席の大株主分の集計により可決要件を満たし、会社法に則って決議が成立したことが明らかになった等の理由がある場合には、リアル出席株主の一部の議決権数を集計しない場合と同様、当日出席のバーチャル出席株主の議決権数を集計せず、その理由を開示することで足りるとすることを提案しています。

(5)⑤その他(招集通知の記載方法、お土産の取扱い等)

ア 招集通知の記載方法(実施ガイド25頁)

株主総会の議事録の記載事項を定める会社法施行規則72条3項1号は、「株主総会の場所」の記載方法として、「当該場所に存しない(中略)株主が株主総会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。」としています。

実施ガイドは、出席型総会の招集通知における「株主総会の(中略)場所」の記載に当たっては、会社法施行規則72条3項1号の規定を準用し、招集通知において、リアル総会の開催場所と共に、株主総会の状況を動画配信するインターネットサイトのアドレスや、インターネット等の手段を用いた議決権行使の具体的方法等、株主がインターネット等の手段を用いて株主総会に出席し、審議に参加し、議決権を行使するための方法を明記することを提案しています。

また、実施ガイドは、株主総会の運営に際しての法的・実務的論点①~④の方法を招集通知に記載することを提案しています。

イ お土産の取扱い(実施ガイド25頁)

リアル総会に物理的に出席する株主に対して、交通費をかけて会場まで足を運び来場したことへのお礼として、お土産が交付されることがあります。

もっとも、バーチャル出席株主は、会場へ足を運ぶことなくインターネット等の手段を用いて株主総会に出席することとなります。

そこで、実施ガイドは、バーチャル出席株主に対してお土産を配布しないことを提案しています。

5 開催にあたっての留意点

上場会社において、出席型総会を行うためには、質問権および議決権行使に対応するシステムを整備する必要があります。既に、出席型総会を実際に行った会社もありますが、わが国において、出席型総会に対応するシステムやサービスの提供が十分には普及しているとはいえないとの指摘もされています(注6)。上場会社において、出席型総会開催の可否を検討する際には、出席型に対応できるだけのシステムが整備できるか否かについて十分に検討する必要があります。

これに対して、株主数の少ない会社であれば、オンライン会議システムを利用して、出席型総会を開催することも考えられます(注7)

新型コロナウイルス感染症の感染が終息していない状況で、出席型総会を開催する場合には、出席型総会を実施ガイド通りに行ってよいのかという問題もあります。まず、実施ガイドは、出席型総会においてバーチャル出席株主の動議権を否定していますが、実施ガイドが想定しているのは、リアル出席が問題なく行える場合であり、政府が外出自粛を要請し、会社が株主に対しリアル出席を控えることを求める場合には、チャット機能を利用して、動議の提出を認めなければならないのではないかとの指摘もなされています(注8)。次に、出席型総会では、総会の長時間化を伴い、会場でのクラスター創出機会を拡大化させるのではないかとの指摘がなされています(注9)。そのため、新型コロナウイルス感染症の感染が終息してない段階では、出席型総会を開催する際にも、実施ガイドに固執することなく、新型コロナウイルス感染症の感染防止という観点を踏まえた対応が必要といえそうです。

<注釈>

  1. 経済産業省ウェブサイト(https://www.meti.go.jp/press/2019/02/20200226001/20200226001.html:最終閲覧2020年4月30日)。また、遠藤佐知子「『ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド』の解説」商事法務2225号(2020年)26頁以下参照。
  2. MJS税経システム研究所・商事法研究会では、実施ガイド策定過程における2回の意見募集に対して、研究会で議論を行い、いずれも意見書を提出しており、当該意見書における意見はいずれも経済産業省のウェブサイトで公開されています。1回目の意見書については、(https://www.meti.go.jp/shingikai/economy/shin_sokai_process/002.html:最終閲覧2020年4月30日)、2回目の意見書については、(https://www.meti.go.jp/press/2019/02/20200226001/20200226001.html:最終閲覧2020年4月30日)参照。
  3. もっとも、経済産業省・法務省(令和2年4月28日最終更新)「株主総会運営に係るQ&A」(https://www.meti.go.jp/covid-19/kabunushi_sokai_qa.html)では、「設定した会場に株主が出席しなくても、株主総会を開催することは可能」とされ、また、事実上のバーチャルオンリー型株主総会について検討する論考もあります(塚本英巨「事実上の『バーチャルオンリー型株主総会』を志向した『ハイブリッド出席型バーチャル株主総会』の開催のポイント」商事法務ウェブサイト〔https://wp.shojihomu.co.jp/archives/44145:最終閲覧2020年4月28日〕)。
  4. 松本加代ほか「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実務対応―実施ガイドを踏まえて―」商事法務2225号(2020年)13頁以下参照
  5. 澤口実編著『バーチャル株主総会の実務』(商事法務、2020年)39頁
  6. 澤口・前掲(注5)38頁
  7. 澤口・前掲(注5)38頁参照
  8. 塚本・前掲(注3)
  9. 倉橋雄作「新型コロナウイルス感染症と総会開催・運営方針の考え方―リスク管理のあり方が問われる二〇二〇年定時株主総会」商事法務2227号(2020年)21頁
提供:税経システム研究所

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